Spätestens sechs Monate nach dem Abschluss eines geförderten Projekts bzw. nach dem Auslaufen eines Arbeitsstipendiums benötigt die Stiftung Kunstfonds einen schriftlichen Nachweis, um die Verwendung der Fördermittel zu überprüfen.

Arbeitsstipendium

Für ein Arbeitstipendium besteht dieser Nachweis aus einem Sachbericht über die künstlerische Arbeit des Stipendiaten/der Stipendiatin im Förderjahr. Falls Kataloge im Förderzeitraum entstanden sind, erhält die Stiftung Kunstfonds drei Belegexemplare.

Künstlerprojekte, Ausstellungen, Kataloge

Der Verwendungsnachweis bzw. die Abrechnung für geförderte Projekte - künstlerische Vorhaben, Ausstellungen, Kataloge, Werkverzeichnisse, Dokumentationen - besteht aus einem Sachbericht zum Projektinhalt und einer tabellarischen Übersicht aller Projekteinnahmen und -Ausgaben, mit Datum versehen und chronologisch aufgelistet. Außerdem notwendig sind Originalbelege in Höhe der von der Stiftung Kunstfonds geförderten Summe sowie die Bestätigung, dass die Ausgaben notwendig waren und dass wirtschaftlich und sparsam verfahren wurde (Formular). Alle Belege sind fünf Jahre aufzubewahren, sofern nicht andere Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist vorschreiben. Falls im Rahmen des geförderten Projekts Kataloge entstanden sind, erhält die Stiftung Kunstfonds drei Belegexemplare.

Verlagsbücher

Beim Sonderfonds zur Förderung für Verlagspublikationen ist der geförderte Verlag verpflichtet, die in der Vorkalkulation zum Druckkostenzuschuss aufgeführten Ausgaben nachzuweisen (Rechnungskopien) und die Einnahmen bzw. Erlöse aufzulisten. Sollten die in der Vorkalkulation geschätzten Erlöse überschritten werden, ist der Verlag gehalten, den Druckkostenzuschuss (teilweise) zurückzuzahlen und dies mit der Stiftung Kunstfonds entsprechend abzurechnen.